.webp "كل ما يتعلق : بغرف الحفظ ومسئول الغرفة .. بالتربية والتعليم")
كل ما يتعلق .. بغرف الحفظ ومسئول غرفة الحفظ
ينشر لكم موقع أخبار التعليم اليوم .. اجابات لكافة الاسئلة والموضوعات المتعلقة بالشئون المالية والادارية .. والتى تهم المعلمين والمعلمات ومديرى ووكلاء وادارى المدارس .. واليوم نتناول بالتوضيح والشرح والاجابة موضوع وسؤال"موضوع هام ربما لايتطرق اليه احد مع العلم انه يمثل تاريخ الامة وهو غرف الحفظ" خلال السطور التالية :
اولا:
باـنسبة لمسئول غرفة الحفظ
(1) نص الماده 12 من لائحة المحفوظات
تسلم المحفوظات لغرف الحفظ بمقتضى حوافظ من الاستماره 207 اموال مقرره
(2) نص الماده 17 من لائحة المحفوظات
امين غرفة الحفظ مسئول عما فيها من المحفوظات ويجب عليه ان يمسك سجلا تخصص منه صفحات لكل نوع من انواع المحفوظات ويقيد به ما يرد الى الغرفه وسنوات العمل ومحل حفظه بها ومده الحفظ
(3) نص الماده 20 من لائحة المحفوظات
على امين غرفة الحفظ مراجعة جميع الدفاتر والاوراق التى تسلم اليه دفترا دفترا ورقه ورقه على الحوافظ المحرره عنها ومراجعة البيانات الوارده بالحوافظ وفى حالة وجود نقص عليه ان يطالب باستكماله او تحرير محضر بالواقعه طبقا لنص الماده 643 من اللائحه الماليه وامين الغرفه مسئول مع محرر حوافظ التسليم والرئيس الذى وقعها معه عن صحه الحفظ المقرره لكل نوع من المحفوظات
(4) نص الماده 21 من لائحة المحفوظات
على امين غرفة الحفظ مراعاة حسن تنظيم المحفوظات بالغرف بحيث تكون الدفاتر مرتبه ومرقمه بارقام مسلسله لكل نوع يبدا من رقم واحد وعليه ان يعمل على مداومة العنايه بنظاقتها وصيانتها
(5) نص الماده 643 من اللائحه الماليه
يقوم قسم الحفظ باجراء المطابقه اللازمه بين ماهو مدون على غلاف الاضابير وبين بيانات كشف الحساب الشهرى وعليه التاكد من ارفاق مستندات الصرف باستمارات الصرف ومذكرات ومستندات التسويه بكشوف التسويه واذا تبين عند المراجعه عدم وجود مستند صرف او تسويه يثبت ذلك فى محضر ويخطر به الحسابات فاذا لم يصل الرد خلال سته ايام عمل من تاريخ الاخطار يتم اخطار المديريه الماليه بالمحافظه والجهاز المركزى للمحاسابات
ثانيا : بالنسبه للعاملين بالوحده الحسابيه
(1) الماده 632 من اللائحه الماليه
توجب العنايه بحفظ دفاتر الحسابات المنتهيه مع اتباع نصوص لائحه المحفوظات
1- التاكد من قيام العاملين بالوحده الحسابيه اتخاذ الاجراءات اللازمه للعنايه بالدفاتر الحسابيه المنتهى العمل بها وصيانتها من كل تلف بحيث تسلم الى غرفة الحفظ سليمه وكامله وفى حاله جيده
2- حصر الدفاتر الحسابيه المنتهى العمل بها وتسليمها الى غرف الحفظ بموجب الحوافظ المعده لهذا الغرض على ان تحفظ صوره من هذه الحوافظ بملف خاص بالوحده الحسابيه للرجوع اليها عند الحاجه
(2) نص الماده 37 من القانون رقم 127 لسنة 1981 يختص وكلاء الحسابات بما ياتى :
(5) العنايه بحفظ الدفاتر الحسابيه المنتهيه واتباع نصوص لائحه المحفوظات الحكوميه بشانها
ثالثا :
بالنسبه لمدير الاداره وممثلى الماليه
(1) نص الماده 52 من القانون 127 لسنة 1981 مع مراعاة القواعد التى تتضمنها لائحة محفوظات الحكومه على كل جهه اداريه ان تضع نظاما لحفظ المستندات والمراسلات الوارده اليها والصادره منها بما يسهل الرجوع اليها وعليها بالاخص :
1- تخصيص غرفة حفظ مستقله بالمستندات الحسابيه وتعيين امين حفظ لها وتجهيزها لحفظ المستندات بطريقه تسهل الرجوع اليها
(2) نص الكتاب الدورى رقم 53 لسنه 1993
الذى اوجب على الجهات الاداريه بالاشتراك مع ممثلى وزارة الماليه
ثانيا : تخصص غرفة حفظ مستقله لحفظ المستندات بطريقه تسهل الرجوع اليها مع الاشراف عليها باستمرار
سابعا : الاهتمام بمسك سجل 129 بالوحده الحسابيه ومطابقته اولا باول مع نظيره الممسوك بشئون العاملين
(3) نص الماده 41 من لائحه المحفوظات
يجب على الرؤساء المشرفين على غرف الحفظ فحص اعمال الغرف مره على الاقل كل ستة شهور للوثوق من انها تؤدى بحاله مرضيه وطبقا لاحكام لائحة الحفظ
(4) نص الماده 644 من اللائحه الماليه
تحقظ بادارة محفوظات الجهه كشوف الحسابات الشهريه والدوريه والثانويه والاضابير الخاصه بكشوف الحسابات الشهريه لمدة خمس عشر سنه ولا يجوز تسليم اى مستند الى اداره بالجهه الا عند الضروره وبناء على طلب يعتمد من رئيس الجهه ووافق عليه الجهاز المركزى للمحاسابات ولمده اقصاها اسبوعين واوجب مسك سجل يسجل به جميع بيانات الورق المسحوب من بداية تقديم الطلب ومفردات المستندات حتى تاريخ الارجاع نرحب بالتعقيب
اكتب تعليقك اذا كان لديك اى تسائل عن الموضوع ، وسنجيبك فور مشاهدة تعليقك